Alors que la mobilité prend une place prépondérante dans le quotidien des entreprises, les dépenses qui en découlent peuvent devenir une vraie charge pour les collaborateurs comme pour l’entreprise.

Les avances de frais grèvent les finances des salariés qui doivent en plus supporter la surcharge de travail et de stress liée à la réalisation des notes de frais. Et ces mêmes notes de frais représentent un poids significatif pour les équipes administratives et financières qui doivent contrôler, relancer, ressaisir les informations… autant de tâches chronophages et sans grande valeur ajoutée qui pourraient être automatisées.

Grâce aux nouvelles solutions de paiement innovantes, il est pourtant facile de gérer les dépenses professionnelles quel que soit le nombre de collaborateurs. Parmi les solutions dédiées aux péages et parkings, les cartes carburant et les badges ont particulièrement la cote.

Pourquoi choisir la carte carburant

Malgré ce que leur nom suggère, les cartes carburant ne se destinent pas uniquement à l’achat de carburant. Les prestations incluses sont en effet multiples, l’objectif étant d’offrir un maximum de flexibilité aux professionnels en déplacement.

Il existe des produits dits multi-enseignes comme la carte carburant Mooncard. Ils vous permettent de vous fournir auprès de toutes les stations services. Polyvalentes, ces cartes peuvent être paramétrées individuellement afin que les prestations prises en charge soient cohérentes avec les missions confiées à chaque collaborateur. En plus des achats de carburant, la carte peut également servir au règlement des réparations automobiles, des tickets de parking, des paiements des amendes…

La carte carburant peut être attribuée à un utilisateur spécifique. Des plafonds de paiement et une restriction des utilisations est de ce fait possible. À chaque fois que la carte est utilisée, le service de gestion au niveau de l’entreprise est notifié en temps réel, ce qui facilite les opérations comptables.

Pourquoi opter pour le badge de télépéage

Le badge est un dispositif électronique qui se fixe près du rétroviseur, sur un support dédié. À l’approche d’un péage, ce petit gadget sans fil émet un signal capté par une antenne située dans la voie de péage. Cela provoque l’ouverture automatique de la barrière. Les passages sont beaucoup plus rapides dans la mesure où le paiement ne s’effectue pas en temps réel. Les détails des péages et stationnements sont enregistrés par le badge et font l’objet d’une facturation mensuelle.

Il est primordial de bien positionner le badge de télépéage afin de lui garantir une excellente communication avec les relais des péages autoroutiers. Le collage du support et du badge sur le pare-brise doivent ainsi se conformer aux indications du fabricant. À cet effet, il est plus judicieux d’associer un badge à un véhicule donné et non à un utilisateur.

La combinaison des deux options est-elle possible ?

Il est tout à fait envisageable d’associer ces solutions pour gagner en simplicité. En effet, la carte carburant permet de régler les péages et stationnements enregistrés par le badge autoroutier. Il n’est pas nécessaire de vous déplacer ni même de collecter des justificatifs auprès de chaque collaborateur pour les paiements inhérents à leur mobilité. Dans la mesure où vous pouvez accéder aux données enregistrées, vous avez la possibilité de vérifier les données quand vous le jugez nécessaire tout en garantissant une flexibilité maîtrisée aux membres de votre équipe.

Précisons que les paramètres de la carte carburant sont modifiables afin de s’adapter aux évolutions des besoins de son utilisateur.