Comment bien gérer sa flotte de véhicules ?

Dès lors que vous utilisez plusieurs véhicules, qu’ils soient achetés ou loués, on considère que vous êtes équipé d’une flotte automobile. La gestion de cette flotte, aussi connue sous le nom de “fleet management”, s’assimile à la délimitation des rôles des véhicules, à leur organisation et optimisation, ainsi qu’à leur entretien.

Bien gérer son parc automobile permet tout d’abord d’en avoir une vision d’ensemble ainsi que de bénéficier d’un suivi rigoureux de ses véhicules.

Le principal avantage d’une bonne gestion de son parc automobile est la maîtrise des coûts. Pour y parvenir, il faut connaître son TCO (total cost of ownership), en d’autres termes, le coût total de possession. Le calcul de cette donnée vous permet d’appréhender dans le détail les différents coûts de votre parc : carburant, assurance, fiscalité, entretien… Vous pourrez donc focaliser plus facilement les postes de dépenses et les économies réalisables.

Autre point majeur : une bonne gestion de votre parc auto permet aux conducteurs de rouler en toute sécurité en diminuant le risque d’accident. Il faut minutieusement vérifier l’état des véhicules, au niveau mécanique comme électronique.

Enfin, bien gérer sa flotte présente un enjeu environnemental. D’ailleurs, il faut savoir que les normes françaises et européennes réglementent de façon très stricte les émissions de gaz à effet de serre des véhicules d’entreprise. Former ses collaborateurs à l’éco-conduite est également vivement recommandé.

La gestion de votre flotte automobile va varier en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de véhicules à encadrer. Vous pouvez recourir à différentes méthodes.

Premièrement, vous pouvez choisir une gestion interne ou externe pour votre flotte.

La gestion interne consiste à dédier cette activité à une personne de l’entreprise. La gestion d’un parc auto étant complexe, la personne désignée consacre l’intégralité de son temps à cette tâche.

Si vous choisissez de passer par un prestataire, on parle alors de gestion externe. Dans ce cas, le prestataire est en charge de la totalité de la gestion de la flotte. Cette solution peut être pertinente si vous souhaitez consacrer l’ensemble de vos collaborateurs à votre cœur d’activité. Mais pour cela, il faut bien communiquer tous ses besoins au prestataire, au risque de ne pas disposer d’une solution répondant à vos besoins, ou de payer trop cher.

L’entretien des véhicules est essentiel. Cela permet de leur assurer une meilleure longévité et de réduire les coûts liés aux pannes et réparations. De plus, si vous souhaitez les revendre, un bon entretien fera augmenter leur coût de revente.

Mettre en place une charte automobile ou “car policy” n’est pas obligatoire, mais quasi incontournable. Cela permet de disposer d’un document de référence indiquant les bonnes pratiques à suivre pour l’usage et la gestion des véhicules.

Vos véhicules doivent obligatoirement être couverts par des assurances. Pour cela, vous pouvez opter pour un contrat par véhicule, ou une assurance flotte auto qui vous permettra de regrouper tous vos véhicules sous un seul contrat. Dans tous les cas, veillez à souscrire des garanties adaptées pour être bien indemnisé en cas de sinistre.

Aujourd’hui, de nombreuses solutions de gestion de flottes automobiles sont informatisées. Ces systèmes disposent de plusieurs avantages : une centralisation immédiate de toutes les données, un suivi plus facile ou encore la possibilité de planifier des alertes pour la maintenance de vos véhicules.

Cependant, cette tâche n’est pas toujours aisée. En effet, il faut tenir à jour tous les éléments du suivi si cela n’est pas opéré de manière automatisée. Ainsi, au-delà du simple tableur Excel, plusieurs solutions adaptées existent.

Vous pouvez ainsi recourir à des systèmes de géolocalisation des véhicules, qui vous donneront en temps réel les itinéraires des véhicules, les distances parcourues, le carburant dépensé…

Des logiciels de gestion dédiés existent également et permettent de collecter diverses informations sur l’état des véhicules, leur consommation, l’historique des révisions et réparations… Certains reposent sur des boîtiers télématiques, qui envoient en direct toutes ces informations sur une plateforme centralisée.

Pensez à choisir les logiciels adaptés aux besoins de votre flotte et de votre entreprise afin de bénéficier d’une gestion optimale.