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Quelle est la définition de la flotte automobile ?

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Définition exhaustive de la flotte automobile

On appelle flotte automobile la possession par une entreprise d’un nombre important de véhicules, regroupés au sein d’un parc automobile. Cette flotte auto peut être constituée de plusieurs catégories de véhicules : voitures de fonction, voitures de service, utilitaires, deux-roues, tracteurs, semi-remorques, camions, et toute espèce de véhicule professionnel. Au-delà de désigner ce parc auto concret, la flotte contient aussi l’idée pour l’entreprise d’avoir une vue panoramique sur la gestion de ses véhicules. Il ne s’agit donc pas d’un hub en libre-service, ou un parc à disposition des salariés, mais plutôt d’un dispositif rationalisé et surveillé par l’entreprise pour garantir un usage optimisé des véhicules. Bien que cela soit avantageux sur certains points, il faut prendre ne compte également certains inconvénients comme trouver une solution de stationnement pour sa flotte auto.

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Comment gérer une flotte automobile d’entreprise ?

Pour gérer sa flotte d’entreprise, pas de miracle : c’est un travail minutieux qui requiert un logiciel de traitement des données. Pour une petite entreprise, aucun problème d’utiliser Excel, qui fait parfaitement l’affaire et présente l’avantage de la gratuité. Pour les autres structures, vous pouvez opter pour un logiciel plus ergonomique, mais Excel peut aussi suffire. 

Voici les différentes manières de constituer puis gérer son parc automobile :

  • Location avec option d’achat véhicule de société (devenez propriétaire, si vous le voulez, à la fin du contrat de location)

  • Location longue durée véhicule de société (la société loue le véhicule mais ne peut pas l’acheter en fin de contrat, par contre un salarié peut l’acheter)

Pour optimiser la gestion de sa flotte auto, mieux vaut regrouper l’ensemble des voitures sur un contrat unique. De plus, en optant pour une location de plusieurs véhicules, vous pouvez obtenir des remises. N’hésitez pas à négocier.

Comment définir la charte auto (car policy) ?

Quand on met en place une flotte automobile au sein de son entreprise, il est impératif, ou du moins fortement recommandé, de créer une charte auto. Aussi appelé car policy, ce dispositif permet de définir très clairement les “règles du jeu”, c’est-à-dire les bonnes pratiques mais aussi le cadre réglementaire qui doit être respecté. Le but est aussi de prévenir tout risque de contentieux.

Pour une flotte auto de petite taille, ou de taille intermédiaire, il est généralement recommandé d’impliquer toutes les équipes pour rédiger cette charte auto. Pour les grandes flottes, mieux vaut désigner des représentants pour chaque service (RH, RSE, équipe métier…) afin d’être efficace tout en maintenant l’esprit de conciliation.

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Flotte auto : quels sont les avantages ?

Pourquoi une entreprise devrait-elle investir dans une flotte auto ? Tout d’abord, cela peut paraître évident dans le cas où l’activité de celle-ci tourne autour de l’usage de véhicules. A titre d’exemple, citons une société de transport médical, une société de livraison, de déménagement, etc. Mais c’est aussi très important pour une entreprise composée de salariés qui se déplacent beaucoup (commerciaux, cadres, etc). 

Au-delà d’être souvent nécessaire, gérer une flotte auto présente trois avantages non négligeables :

  • Une maîtrise budgétaire : avoir son parc permet de surveiller et réguler les dépenses liées à l’usage des véhicules ; les abus de salariés sont rapidement identifiés

  • Une gestion souple : à l’aide d’un simple logiciel ou tableau dynamique, l’entreprise peut gérer l’ensemble de la flotte avec simplicité

  • Une externalisation de l’entretien : en passant par un loueur, vous n’avez rien à gérer en terme d’entretien ; les véhicules sont propres, neufs ou presque, sécurisés.

Définition de la flotte auto en assurance

La flotte auto naturelle et la flotte artificielle

Dans le lexique assurantiel, la flotte automobile désigne surtout un type de contrat. Parmi ceux-ci, on distingue différentes catégories. Par exemple, la flotte auto naturelle désigne le cas où une entreprise souscrit un contrat d’assurance pour son propre parc de véhicules. Ce contrat unique réunit toutes les garanties et les cotisations, qui s’appliquent indifféremment à toutes les voitures couvertes. 

Il existe, en opposition, les flottes auto artificielles. Celles-ci sont constituées par plusieurs propriétaires de véhicules qui s’associent. Un représentant unique est signataire du contrat au nom du collectif. Ces contrats sont soumis au barème du bonus-malus, et les cotisations peuvent être individualisées.

 

La flotte auto fermée et la flotte ouverte

L’autre grande différence de définitions entre les catégories de flotte concerne le degré de modulabilité du contrat. Ainsi, on va parler de flotte ouverte ou de parc flottant quand le nombre des véhicules couverts peut varier sans aucun impact sur le contrat d’assurance. L’entreprise ou le souscripteur peut donc retirer ou ajouter des véhicules sans en référer à son assureur. En général, ce sont les grandes entreprises ou celles ayant un parc automobile important qui optent pour la flotte ouverte. 

A contrario, les flottes auto fermées impliquent le signalement de tout ajout ou retrait de véhicule. Ces changements peuvent entraîner des ajustements de la prime payée.

Comment est défini le budget accordé à une flotte auto ?

Le prix d’une flotte automobile dépend de nombreux éléments. Tout d’abord, il convient de dire que le type de flotte compte beaucoup dans la gestion budgétaire : une location longue durée ou une location en crédit-bail des véhicules va impliquer des dépenses fixes et limitées ; tandis qu’une flotte dont l’entreprise est propriétaire génère évidemment des dépenses fluctuantes. 

Pour avoir une idée du coût de la flotte automobile, voici un tableau qui résume les parts de chaque dépense dans le budget final. Ces chiffres proviennent du site Feu Vert Entreprises.

Coût de détention

40 %

Taxes de véhicules

5,5 %

Coût du carburant

15 à 20 %

Fiscalité sur les amortissements non déductibles

4 %

Coût de l’assurance et frais de réparation

9 %

Ressources humaines

2,5 %

Cotisations sociales

9 %

Pneumatiques

2 %

Coût d’entretien

7 %

Péages, lavage, parking

1,5 %

 

Si vous souhaitez plus d'information sur la gestion de flotte auto avec des voitures hybrides et électriques, n'hésitez pas à vous rendre sur notre page web dédiée.

Il vous faut également compter le coût du parking, des formules existent pour gérer le stationnement de vos collaborateurs.

 
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