Quelle est la définition de la flotte automobile ?

Pour gérer sa flotte d’entreprise, pas de miracle : c’est un travail minutieux qui requiert un logiciel de traitement des données. Pour une petite entreprise, aucun problème d’utiliser Excel, qui fait parfaitement l’affaire et présente l’avantage de la gratuité. Pour les autres structures, vous pouvez opter pour un logiciel plus ergonomique, mais Excel peut aussi suffire. 

Voici les différentes manières de constituer puis gérer son parc automobile :

• Location avec option d’achat véhicule de société (devenez propriétaire, si vous le voulez, à la fin du contrat de location)
• Location longue durée véhicule de société (la société loue le véhicule mais ne peut pas l’acheter en fin de contrat, par contre un salarié peut l’acheter)

Pour optimiser la gestion de sa flotte auto, mieux vaut regrouper l’ensemble des voitures sur un contrat unique. De plus, en optant pour une location de plusieurs véhicules, vous pouvez obtenir des remises. N’hésitez pas à négocier.

Quand on met en place une flotte automobile au sein de son entreprise, il est impératif, ou du moins fortement recommandé, de créer une charte auto. Aussi appelé car policy, ce dispositif permet de définir très clairement les “règles du jeu”, c’est-à-dire les bonnes pratiques mais aussi le cadre réglementaire qui doit être respecté. Le but est aussi de prévenir tout risque de contentieux.

Pour une flotte auto de petite taille, ou de taille intermédiaire, il est généralement recommandé d’impliquer toutes les équipes pour rédiger cette charte auto. Pour les grandes flottes, mieux vaut désigner des représentants pour chaque service (RH, RSE, équipe métier…) afin d’être efficace tout en maintenant l’esprit de conciliation.

Pourquoi une entreprise devrait-elle investir dans une flotte auto ? Tout d’abord, cela peut paraître évident dans le cas où l’activité de celle-ci tourne autour de l’usage de véhicules. A titre d’exemple, citons une société de transport médical, une société de livraison, de déménagement, etc. Mais c’est aussi très important pour une entreprise composée de salariés qui se déplacent beaucoup (commerciaux, cadres, etc). 

Au-delà d’être souvent nécessaire, gérer une flotte auto présente trois avantages non négligeables :

• Une maîtrise budgétaire : avoir son parc permet de surveiller et réguler les dépenses liées à l’usage des véhicules ; les abus de salariés sont rapidement identifiés
• Une gestion souple : à l’aide d’un simple logiciel ou tableau dynamique, l’entreprise peut gérer l’ensemble de la flotte avec simplicité
• Une externalisation de l’entretien : en passant par un loueur, vous n’avez rien à gérer en terme d’entretien ; les véhicules sont propres, neufs ou presque, sécurisés.

Dans le lexique assurantiel, la flotte automobile désigne surtout un type de contrat. Parmi ceux-ci, on distingue différentes catégories. Par exemple, la flotte auto naturelle désigne le cas où une entreprise souscrit un contrat d’assurance pour son propre parc de véhicules. Ce contrat unique réunit toutes les garanties et les cotisations, qui s’appliquent indifféremment à toutes les voitures couvertes. 

Il existe, en opposition, les flottes auto artificielles. Celles-ci sont constituées par plusieurs propriétaires de véhicules qui s’associent. Un représentant unique est signataire du contrat au nom du collectif. Ces contrats sont soumis au barème du bonus-malus, et les cotisations peuvent être individualisées.

L’autre grande différence de définitions entre les catégories de flotte concerne le degré de modulabilité du contrat. Ainsi, on va parler de flotte ouverte ou de parc flottant quand le nombre des véhicules couverts peut varier sans aucun impact sur le contrat d’assurance. L’entreprise ou le souscripteur peut donc retirer ou ajouter des véhicules sans en référer à son assureur. En général, ce sont les grandes entreprises ou celles ayant un parc automobile important qui optent pour la flotte ouverte. 

A contrario, les flottes auto fermées impliquent le signalement de tout ajout ou retrait de véhicule. Ces changements peuvent entraîner des ajustements de la prime payée.

Le prix d’une flotte automobile dépend de nombreux éléments. Tout d’abord, il convient de dire que le type de flotte compte beaucoup dans la gestion budgétaire : une location longue durée ou une location en crédit-bail des véhicules va impliquer des dépenses fixes et limitées ; tandis qu’une flotte dont l’entreprise est propriétaire génère évidemment des dépenses fluctuantes. 

Pour avoir une idée du coût de la flotte automobile, voici un tableau qui résume les parts de chaque dépense dans le budget final. Ces chiffres proviennent du site Feu Vert Entreprises.